jak wysyłać i ograniczać wiadomości e-mail z ukrytą kopią

Jak wysyłać i ograniczać wiadomości e-mail w polu UDW?

„Cc” oznacza „kopię” w (starym) znaczeniu wykonywania kopii
na maszynie do pisania przy użyciu kalki.

Pole „UDW:” w wiadomościach e-mail (gdzie „UDW” oznacza „ukrytą kopię”)
zawiera adresy odbiorców wiadomości
, których adresy nie powinny być ujawniane innym odbiorcom wiadomości.
– IETF RFC 2822 „Format wiadomości internetowej”

Różnica między UDW a DW polega na prywatności odbiorcy.
Dzięki funkcji DW adresy e-mail w polu DW
są widoczne dla wszystkich odbiorców wiadomości e-mail.

Odbiorca ukrytej kopii (UDW) widzi bezpośredniego odbiorcę (Do:), ale
nie będzie w stanie stwierdzić, do kogo jeszcze wysłano ukrytą kopię wiadomości e-mail.

UDW jest często postrzegany jako łatwy w użyciu system masowej dystrybucji wiadomości e-mail.
Poniżej znajduje się krótka analiza zalet i wad korzystania z UDW.
Na końcu strony znajdują się wnioski z kilkoma sugestiami.

ZALETY

To proste: każdy może z tego korzystać.

• to łatwy sposób na kontakt z wieloma odbiorcami wiadomości e-mail
• może z niego korzystać każdy, kto ma klienta poczty e-mail
• jeśli jest używany prawidłowo, szanuje prywatność odbiorców, nie ujawniając ich adresów e-mail

powrót na górę

WADY

E-mail to bramka wychodząca bez wcześniejszego sprawdzenia.
UDW zwiększa zasięg do setek, a nawet tysięcy kontaktów.

Adres UDW należy traktować jako
narzędzie komunikacji wysokiego ryzyka, potencjalnie niebezpieczne.

• jest to proces podatny na błędy, a ryzyka są następujące:
  • omyłkowo dodaj odbiorców z UDW w polu DW,
    co zazwyczaj powoduje poważne szkody dla marki;
    najczęstszą drogą wyjścia z tej sytuacji jest nowa wiadomość z przeprosinami
    » imiona i nazwiska wszystkich odbiorców są upubliczniane
    ; niezamierzone (a czasem celowe) użycie opcji „Odpowiedz wszystkim”
       , co generuje niekontrolowane łańcuchy wiadomości e-mail
    ; ktoś może zgłosić naruszenie prywatności z perspektywy RODO,
       jeśli temat/treść wiadomości zawiera „szczególne kategorie” danych osobowych, identyfikując w ten sposób
       osoby należące do tej samej kategorii (np. choroba, orientacja lub przekonania).
  • omyłkowo dodać kogoś jako głównego (widocznego) odbiorcę
  • zapomnij dodać kogoś lub dodaj kogoś, kto nie powinien otrzymać wiadomości
    
    
• istnieje duże prawdopodobieństwo, że wiadomość zostanie zaklasyfikowana jako spam
  • problem polega na tym, że większość spamerów wysyła wiadomości za pomocą UDW,
    a serwery pocztowe docelowe są ostrożne w akceptowaniu wiadomości UDW
  • jeśli wyślę Ci wiadomość za pomocą UDW,
    otrzymasz wiadomość e-mail, która nie jest do Ciebie adresowana,
    co jest wadą wiadomości w kontekście oceny spamu
  • ta sama wiadomość zostanie wysłana na „kilka” adresów e-mail
    należących do tej samej domeny jednocześnie, łatwo je policzyć i zablokować
    
    
• nie ma kontroli nad błędnymi adresami
  • mogą istnieć podwójne/potrójne adresy e-mail tego samego odbiorcy,
    co ma wpływ na wysyłkę do tego odbiorcy, nawet jeśli jeden lub więcej adresów jest prawidłowych
  • adresy o nieprawidłowej składni są akceptowane bez ostrzeżenia
    , na przykład jeśli brakuje symbolu @ lub występują spacje
    
    
• brak personalizacji / niewielki wpływ / niewielkie lub żadne reakcje
  • wiadomość będzie koniecznie standardowa i „anonimowa”,
    żadna indywidualna komunikacja nie będzie możliwa, Szanowny Panie/Szanowna Pani …
  • Odbiorcy, których kopia UDW, otrzymają wiadomość skierowaną do kogoś innego,
    na kogo prawdopodobnie nie zwrócą uwagi ani nie zareagują
    
    
• bardzo prawdopodobne, że wystąpią problemy techniczne
  • wszelkie nadużycia ze strony spamerów lub hakerów mogą szybko wpłynąć na wielu odbiorców,
    narażając reputację serwera SMTP (tzw. umieszczenie serwera na czarnej liście)
  • skrzynka nadawcy może zostać przepełniona wiadomościami zwrotnymi (nieznany użytkownik, pełna skrzynka itp.) –
    ich liczba może się wahać od 5% do 20% wysłanych wiadomości e-mail
  • wysyłka może mieć negatywny wpływ na systemy dostarczania poczty elektronicznej (serwery SMTP), np.:
    wiele odpowiedzi „spróbuj ponownie później”, duża liczba wiadomości w kolejce pocztowej, awaria systemu
    
    

powrót na górę

WNIOSKI

1. Ustaw limity

• sprawdź liczbę odbiorców dozwoloną przez dostawcę poczty e-mail,
  wypróbuj to samodzielnie, aby mieć 100% pewności.
  
  RealSender udostępnia listę 300 adresów @bogusemail.net w celu przeprowadzenia testów.
  Wiadomości dotrą do „czarnej dziury” na serwerze pocztowym:
  bogusemail-test.txt
  
  
• ogranicz liczbę odbiorców w jednej wiadomości do niewielkiej liczby, np. 20,
  co umożliwi dodanie większej liczby odbiorców i łatwe wysyłanie wiadomości
  do tysięcy adresów e-mail, dzieląc je jedynie na małe grupy

2. Przejdź na profesjonalizm

• zezwalaj na masowe wysyłanie wiadomości e-mail tylko różnymi kanałami
  
  
• użyj innego adresu nadawcy podczas wysyłania wielu wiadomości,
  na przykład innej subdomeny, takiej jak @news.companyname.com.
  Tylko osoby upoważnione będą miały do ​​niej dostęp
  i będą się nią obchodzić ostrożniej
  
  
• w ustrukturyzowanych biurach, w których wiele osób pracuje z pocztą e-mail,
  korzystaj ze specjalnych aplikacji do wysyłania masowych mailingów.
  Profesjonalne systemy posiadają przepływ pracy zatwierdzania
  i kontrolę krok po kroku, są zaprojektowane tak, aby unikać błędów.

powrót na górę