praca E-MAIL i PRYWATNOŚĆ

Ostrzeżenie: jest to temat o silnych implikacjach prawnych. Skontaktuj się z wykwalifikowanymi konsultantami, aby zweryfikować przepisy i ich zastosowanie.

Służbowy adres e-mail jest narzędziem biznesowym
, które zawiera imponującą ilość informacji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Firmy mogą robić, co chcą, z pocztą elektroniczną,
która jest narzędziem pracy, ale czy jest ona pisana i czytana przez pracowników?
Czy mogą ją odczytać? Czy mogą ją utworzyć kopię zapasową? Czy mogą ją zarchiwizować?

Streszczenie:

ogólne służbowe adresy e-mail, bez ograniczeń

Skrzynka pocztowa w pracy ma charakter ambiwalentny,
jest narzędziem należącym do pracodawcy, ale używanym przez pracownika.

Należy rozróżnić dwa rodzaje adresów e-mail biznesowych:

  • osobista skrzynka firmowa, tj. imię.nazwisko@nazwafirmy.com
  • ogólna skrzynka pocztowa firmy, taka jak skrzynka informacyjna, pomoc techniczna, sprzedażowa, marketingowa, rozliczeniowa itp.
    , czyli wszystkie te, które NIE są powiązane z jedną osobą

Ogólne firmowe skrzynki pocztowe nie nastręczają żadnych problemów,
firma je sprawdza, odczytuje wszystkie wiadomości, nie ma żadnych ograniczeń.

osobista skrzynka pocztowa firmy, np. samochody służbowe

Skrzynki pocztowe o charakterze osobistym, takie jak imię.nazwisko@nazwafirmy.com,
mogą zawierać dane osobowe pracownika, które pracodawca musi chronić.

Jeśli zdecydujemy się na korzystanie z tego rodzaju skrzynki pocztowej,
jako pracodawca musimy wiedzieć, jakie standardy techniczne przyjąć
i z jakich narzędzi korzystać, aby móc odpowiednio przetwarzać dane.

Skrzynkę pocztową można porównać do samochodu służbowego.
Pracownik ma do dyspozycji tę usługę, aby mógł z niej korzystać w celu realizacji zadań służbowych.

Pracodawca może na przykład sprawdzić przebieg pojazdu, aby upewnić się, że pracownik
nie nadużywa swojego narzędzia pracy, wykorzystując je do celów prywatnych.

Pracodawca nie może jednak systematycznie i bez konkretnych powodów kontrolować
tego, co pracownik robi w samochodzie służbowym.

Skrzynka pocztowa jest odpowiednikiem samochodu służbowego, narzędzia pracy będącego własnością firmy,
przyznawanego pracownikom do użytku służbowego, w celu wykonywania zadań.

To, co pracownik wysyła i odbiera, nawet w godzinach pracy, przypomina to, co dzieje się
w kokpicie samochodu służbowego, i można to porównać do prywatnej korespondencji.

powrót na górę

czytać tylko pod pewnymi warunkami

Firma nie jest w stanie odczytać treści wiadomości e-mail,
nie da się tego zrobić systematycznie i bez konkretnego powodu.
Nawet jeśli istnieje konkretna motywacja, można to zrobić tylko pod pewnymi warunkami.

W grę wchodzą trzy różne interesy, które należy znaleźć równowagę:

  • interes pracodawcy w dostępie do tych treści
    ze względów organizacyjnych/produkcyjnych, bezpieczeństwa pracy lub innych

  • uzasadnione oczekiwanie pracowników
    , którzy uważają tę treść za poufną

  • Oczekuje się, że osoby trzecie piszące na konto tej firmy
    mogą nie być świadome, że treść ich korespondencji NIE jest prywatna i poufna.
    (Standardowe zastrzeżenie na dole wiadomości e-mail zwykle ostrzega, że ​​treść może zostać przeczytana przez inne osoby)

poinformować pracownika

Pracownik musi zostać poinformowany, w drodze stosownego pisemnego powiadomienia, że ​​wiadomości e-mail
mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów związanych ze stosunkiem pracy, na przykład poprzez zakazanie ich używania w celach prywatnych.

Dokument musi zawierać informacje o tym, jak korzystać z narzędzi firmy,
w tym ze skrzynki e-mail, oraz informować, że zgodnie z przepisami o ochronie prywatności:

  • wiadomości e-mail zostaną zarchiwizowane w celu zapewnienia zgodności z prawem i ochrony aktywów firmy
  • firma może w niektórych przypadkach przeprowadzać kontrole zawartości skrzynki pocztowej pracownika

masowe kontrole są zakazane

Zabronione są tzw. „masowe kontrole”,
takie jak systematyczne czytanie zawartości skrzynki pocztowej pracownika.

Ograniczenia kontroli pracodawcy opierają się na trzech podstawowych zasadach:

  • jedną z nich jest działanie w dobrej wierze, które daje pracodawcy możliwość przeprowadzenia kontroli
    firmowej skrzynki pocztowej pracownika wyłącznie w przypadku istnienia uzasadnionego powodu
    , na przykład w celu ochrony aktywów firmy, które mogłyby zostać naruszone lub narażone na ryzyko z powodu wirusa;
    lub w przypadku podejrzenia niewierności pracownika, w celu przeprowadzenia kontroli obronnych

  • pozostałe to proporcjonalność w kontroli i ograniczeniu w czasie i przedmiocie badań

powrót na górę

obowiązek archiwizowania wiadomości e-mail

Przepisy wymagają, aby pracodawca udowodnił
, że wdrożył odpowiednie i skuteczne środki bezpieczeństwa
w celu ochrony danych firmy, np. archiwizację firmowej poczty e-mail.

obowiązek poinformowania pracownika

Dostęp pracodawcy do danych
w przypadku braku szczegółowych informacji o firmie:

  • stanowi bardzo poważne naruszenie,

    w przestrzeni osobistej pracownika mogą znajdować się wrażliwe dane,
    na przykład informacje o trendach politycznych, religijnych, seksualnych lub związkowych,
    które muszą być zagwarantowane z zachowaniem najwyższego poziomu poufności

  • jest to przestępstwo,

    istnieje również ryzyko, że wszystkie nielegalnie pozyskane dane
    będą bezużyteczne w jakimkolwiek procesie prawnym

obowiązek usuwania wiadomości e-mail

Korespondencję biznesową należy przechowywać maksymalnie przez dziesięć lat,
aby chronić majątek firmy i móc się bronić w razie sporów sądowych.

Przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych jest dozwolone wyłącznie w określonym celu.
Jeśli cel ten przestanie istnieć po upływie określonego czasu, na przykład po dziesięciu latach, dane te muszą zostać usunięte.

obowiązek dezaktywacji skrzynek pocztowych

W przypadku zwolnienia lub rezygnacji pracownika,
skrzynka pocztowa imię.nazwisko musi zostać w krótkim czasie dezaktywowana.

Firma może aktywować automatyczną odpowiedź informującą nadawcę o dezaktywacji konta i
zapraszającą go do wysłania wiadomości na inny, wewnętrzny adres e-mail.

Archiwum historyczne wiadomości firmowych dotyczących zwolnionych pracowników
może być przechowywane tylko w przypadku, gdy pracownik został poinformowany o tym, że jego wiadomości zostały zapisane.

powrót na górę